Fatture per i clienti di San Marino

Le fatture di vendita emesse a clienti residenti nella Repubblica di San Marino devono conservate in modalità particolare. Infatti, se si intende usufruire dell’indetraibilità previste dalle disposizioni di cui agli articoli 8 e 9 della legge IVA (633/72), occorre conservare anche la copia della fattura con marca e timbro dell’Ufficio Tributario di San Marino. Inoltre occorre annotare, sul registro IVA vendite,l’avvenuta ricezione dell’esemplare timbrato della fattura.

Come si può conciliare questi adempimenti con la conservazione elettronica dei documenti?

Il problema riguarda sia le fatture che i registri IVA.

Per quanto riguarda le fatture, l’esemplare timbrato a San Marino parrebbe essere un esemplare originale unico, in attesa di un pronunciamento da parte dell’Agenzia delle Entrate, un atteggiamento prudenziale richiederebbe l’intervento del notaio per completare la conservazione e quindi appare più economico conservarle in forma cartacea.

La conservazione di questi documenti non è dovuta per gli obblighi di conservazione propri delle fatture ma è dovuta solo per fornire la prova dell’avvenuta esportazione, pertanto non si applicano le prescrizioni relative all’omogeneità del trattamento per tipologia di documento ed ai tempi di conservazione. Quindi si può procedere alla conservazione elettronica della propria fattura in forma elettronica e della copia timbrata in forma cartacea. Inoltre i quindici giorni di tempo per la conservazione delle fatture non possono essere applicati a questi esemplari in considerazione del fatto che impiegano alcuni mesi per essere ricevuti e quindi questo esclude che possano essere assimilati al trattamento delle fatture attive.

Per quanto riguarda l’obbligo di annotazione dell’avvenuta ricezione sul registro IVA vendite si può procedere nel seguente modo.

Innanzitutto occorre premettere che la conservazione dei documenti diversi dalle fatture può essere effettuata annualmente, fino alla presentazione della relativa dichiarazione annuale, la stampa (o la conservazione sostitutiva) può essere effettuata entro lo stesso termine a condizione che le relative registrazioni siano state fatte nei termini previsti. Quindi si può ritardare la conservazione fino all’arrivo di tutte le copie timbrate, quindi provvedere all’annotazione a margine dei riferimenti dell’avvenuta ricezione della copia timbrata prima di procedere alla stampa o alla conservazione.

L’annotazione, nel caso di documento elettronico, può avvenire editando il documento prima della conservazione o della stampa. Per l’annotazione si adopera un editor di testi adatto al formato di file utilizzato, ad esempio in caso di file PDF, si può usare il Acrobat (non il Reader ma la versione full).

Per l’annotazione occorre che il testo non originale si sempre leggibile e che non ci siano abrasioni o cancellazioni.

Se la conservazione del registro è già avvenuta, si può ripeterla alla data dell’annotazione. In tal caso anche le conservazioni dei periodi successivi devono essere ripetute per rispettare la cronologia che deve essere mantenuta per ogni tipologia di documenti.

Commenti alla risoluzione 161/E

Sull'ultimo numero di Iget.it è stao pubblicato un mio articolo relativo alla risoluzione dell'Agenzia delle entrate numero 161.

La nota dell'Agenzia si esprime in merito ad un preciso quesito riguardante la conservazione degli spool di stampa in luogo delle immagini dei documenti.

Nell'articolo sono espresse le mie opinioni riguardo il provvedimento stesso e sulle interpretazioni che alcuni autori hanno dato alla stessa.

Vi invito a leggerlo cliccando qui.

Conservabilità dei documenti

Il quadro normativo vigente consente la sostituzione, dei documenti di cui sia obbligatoria la conservazione e di quelli utili alla gestione dell’impresa con la loro riproduzione su supporti di immagini (c.c. art. 2220). Successivamente il legislatore ha chiarito che per supporto di immagini si intende qualunque supporto in grado di memorizzare immagini e quindi anche supporti informatici.(T.U. sulla documentazione amministrativa d.p.r. 445/2000 art. 6) che recita testualmente :

“Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali”

Tale facoltà è stata ulteriormente ribadita dal Codice dell’amministrazione digitale D.Lgs 7 marzo 2005 n. 82 art 23 in vigore dal 1 gennaio 2006.

La conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini fiscali e tributari restava però in attesa di un decreto del Ministero dell’economia e delle finanze che dettasse le modalità tecniche. Tale provvedimento è stato emesso il 23 gennaio 2004.

Tutto ciò premesso, riguard ai documenti indicati in seguito, si può considerare che l’obbligo di conservazione dei documenti scaturisce dal codice civile (c.c. artt. 2214 e 2220) dalla legge sull’Iva d.p.r 633/72  e d altre disposizioni tributarie.

In questi provvedimenti alcuni documenti sono indicati esplicitamente, altri sono indicati in maniera generica con (c.c. art 2214)

“L'imprenditore che esercita un'attività commerciale  deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari.

Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle lettere ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite “

Quindi l’elenco sottopostomi si può dividere in due gruppi il primo comprende i seguenti documenti:

• Libro giornale
• Libro Inventari
• Beni ammortizzabili
• Registri IVA acquisti e vendite
• Conto deposito
• Registri delle dichiarazioni di intenti (esportatori abituali) emesse e ricevute
• Scritture ausiliarie di magazzino
  • Sezionale
  • Schede
  • Inventari

Questi documenti sono esplicitamente indicati come dai vari provvedimenti normativi come soggetti a tenuta e conservazione obbligatoria.

La seconda categoria di documenti comprende :

• Partitari
• Schede contabili
• Prime note

Che sono da intendere nel più generico obbligo di conservazione per le scritture contabili richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa e quindi l’azienda può provvedere alla sostituzione delle copie cartacee con la loro riproduzione informatica.

Alcuni documenti, con l’evoluzione dell’informatica hanno cambiato la loro natura o sono praticamente scomparsi (vedi il caso della prima nota) che viene tenuta direttamente sull’elaboratore elettronico e che si trasforma direttamente nella registrazione finale.

Da quanto esposto si deduce che tutti i documenti elencati sono conservabili in maniera sostitutiva, la effettiva convenienza della conservazione sostitutiva di particolari documenti va considerata caso per caso a seconda delle dimensioni e della frequenza di utilizzo (ad esempio i registri delle assemblee del CDA raramente sono economicamente convenienti da conservare i maniera elettronica).

Un considerazione particolare richiede il libro degli inventari che deve essere sottoscritto (entro tre mesi dalla presentazione del modello unico) dall’imprenditore. Quindi, nel caso di conservazione sostitutiva, deve essere firmato dal legale rappresentante, prima di essere sottoposto al processo di conservazione.