Fatture elettroniche e PA

di Alessandro De Pasquale

Leggevo, in un noto quotidiano economico in edicola nei giorni scorsi,  di un accordo tra i produttori di software specializzato per l’adozione di uno standard XML per la fattura elettronica per ottemperare agli obblighi previsti, dalla legge finanziaria

2007, in

merito alla fatturazione alle amministrazioni pubbliche.

L’accordo è senza dubbio interessante perché risolve il problema degli standard trasmissivi ed evita di dover ricorrere a fastidiose conversioni di formato tra applicazioni diverse.

Quello che mi incuriosisce sono le affermazioni riguardo al fatto che in questo modo le operazioni potranno essere completamente automatiche e che non sarà più richiesto l’intervento manuale.

Rilevo, che la comprensione dei problemi relativi alla trasmissione ed alla gestione dei documenti informatici non sia ancora diffusa come dovrebbe, anche tra gli addetti ai lavori (produttori di software, contabile, giornalisti ecc.).

L’introduzione della fattura elettronica in Italia è avvenuta tramite un decreto legislativo il 20 febbraio 2004. Nel decreto si impone un accordo tra le parti per lo scambio di fatture elettroniche.

Tale accordo è necessario perché entrambi gli attori della transazione devono essere in grado di “leggere” e trattare i documenti scambiati.

L’accordo su un formato XML di fattura elettronica consente di “leggere” il documento a tutte e due le parti ma non è sufficiente per il trattamento completamente automatico dei documenti, infatti, per escludere trattamenti manuali, occorrerebbe condividere anche i codici e non solo i formati.

Mi spiego meglio,  se invio una fattura elettronica indicherò i miei codici per indicare i prodotti, l’IVA, le condizioni di pagamento ecc. una vera gestione automatica dovrebbe interpretare tali codici e gestirli correttamente.

La registrazione contabile di una fattura prevede che si immettano non solo i dati relativi all’IVA ma anche i dati gestionali relativi al tipo di merci e servizi acquistati, alle condizioni di pagamento, sconti ecc.

Se acquistiamo una matita, un computer o un edificio, sicuramente li imputeremo a voci di conto contabile differenti, vorremo aggiornare le giacenze di magazzino, aggiornare gli scadenziari per i pagamenti ecc. Pensare di evitare le operazioni manuali e quindi di evitare che ci sia un operatore a imputare le giuste voci del piano dei conti, interpretando e traducendo la voce di costo indicata nella fattura in quella corrispondente in quella particolare circostanza, senza standardizzare anche i codici utilizzati nelle fatture è una visione ingenua e superficiale del problema complesso delle registrazioni contabili.

Ritengo però che non viviamo in un mondo di ingenui e superficiali, penso che, probabilmente, ci sia una visione settoriale da parte di ciascuno degli addetti ai lavori e che quindi manchi un approccio a 360 gradi della problematica. Ognuno degli addetti ai vari settori (contabile, software e normativo) dovrebbe cercare di allargare la sua visione anche agli altri.

In alcuni casi si è provveduto già a queste standardizzazioni, pensiamo alla Grande Distribuzione Organizzata (GDO), al settore della distribuzione di materiale elettrico, all’indotto delle grandi aziende automobilistiche e, nella Pubblica Amministrazione, al prontuario farmaceutico nella Sanità, in altri casi non c’è nessuno standard di riferimento e occorre in qualche modo svilupparlo.

Ritengo pertanto che al di la delle dichiarazioni ottimistiche l’adozione della fattura elettronica nella PA sarà graduale settore per settore, cominciando proprio da quello più avanzato come quello della sanità, spero che non ci si limiti a inviare l’immagine della fattura tramite un messaggio di posta elettronica che non offrirebbe alcun vantaggio reale alle imprese ed alle Amministrazioni ma, anzi produrrebbe un aggravio degli oneri e sarebbe l’ennesima occasione mancata.

Chi firma le fatture?

di Alessandro De Pasquale

La normativa sulla fattura elettronica prevede che questa venga emessa completa di riferimento temporale e di firma elettronica qualificata. Tale firma ha lo scopo di assicurare l'autenticità dell'origine e l'integrità della fattura e null’altro, infatti l’immodificabilità e comunque garantito dalla conservazione sostitutiva che deve essere obbligatoriamente effettuata per questo tipo di documento.

Il destinatario della fattura potrà controllare che il documento sia giunto integro e non abbia subito modifiche durante la trasmissione e che il mittente sia effettivamente colui che dice di essere verificando l’identità del firmatario con quelle indicate nell’accordo che obbligatoriamente deve essere stabilito tra le parti.

Chi emette fatture elettroniche dovrebbe tenere una lista di “firmatari” delle fatture da fornire ai propri corrispondenti in modo da consentire l’effettiva identità dell’autore, naturalmente bisogna anche badare alla manutenzione di questa lista.

Altrimenti come potrebbe il ricevente essere sicuro dell’autenticità della fattura? Chiunque può firmarla.

Non è pensabile che in un’azienda di dimensioni medie o grandi possa far firmare le proprie fatture dal titolare o dal legale rappresentante.

La circolare 45/E (ed il decreto) prevede poi la consegna su carta della fattura elettronica. In tal caso la firma elettronica a cosa serva? Infatti la firma elettronica non può essere verificata senza la presenza del file elettronico corrispondente e il file non può essere desunto dalla sua copia cartacea.

L’immodificabilità della copia trattenuta dal cedente o prestatore è assicurata dalla conservazione sostitutiva.

L’ordine cronologico delle fatture (e comunque dei documenti in genere) conservati è stabilito dal solo riferimento temporale (e dalle eventuali marche) in quanto i programmi di consultazione e ricerca dei documenti provvederanno al loro ordinamento.

La circolare dice che nell’ipotesi di fattura inviata in formato crittografato, è ammessa la sua conservazione esclusivamente nel formato “in chiaro”. Poiché il processo di cifratura altera il documento rendendo impossibile la verifica, riteniamo che la cifratura debba intendersi effettuata dopo la firma, quindi deve essere firmato il documento in chiaro e poi cifrato. In tal modo la memorizzazione in chiaro rende possibile la verifica della firma.

Il contribuente che non abbia dato il consenso alla ricezione elettronica delle fatture può scegliere di convertire le fatture cartacee in documenti elettronici anche in un momento successivo, ossia fino a quando ne sussiste l’obbligo di conservazione civilistica (10 anni ex articolo 2214 del c.c.).

Si precisa, infine, che il documento cartaceo deve obbligatoriamente essere conservato fino al perfezionamento del processo di conservazione elettronica, al termine del quale, quindi, si potrà procedere alla distruzione del documento analogico.

Ai fini della comunicazione del luogo di conservazione delle fatture, anche se fuori dal territorio dello Stato, devono essere utilizzati i modelli di comunicazione AA7 e AA9, nel rispetto dei termini previsti dall’articolo 35 del dPR n. 633 del 1972.

Qualora il sistema informativo sia protetto da password ed il contribuente non consenta l’accesso ai dati in esso memorizzati, per l’apertura dello stesso, gli organi di controllo dell’Amministrazione devono richiedere l’autorizzazione al Procuratore della Repubblica.

Va precisato però che  qualora il contribuente non renda possibile l’accesso ai dati, ad esempio, nel caso in cui non abbia installato delle apparecchiature elettroniche, non riveli i codici di accesso agli archivi elettronici ovvero abbia apposto delle protezioni hardware si rende responsabile di “rifiuto di esibizione”.