Nuove regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici

di Alessandro De Pasquale

Sul sito internet della Presidenza del Consiglio dei Ministri, la Commissione  Interministeriale  per la gestione documentale e de materializzazione, ha pubblicato la Proposta di regole tecniche in materia di formazione e conservazione dei documenti informatici.

Il provvedimento andrà  a sostituire la deliberazione CNIPA 11 del 19 febbraio 2004 che regola, attualmente la conservazione sostitutiva dei documenti.

Si apprezza, innanzitutto, l’idea di anticipare pubblicamente la bozza di lavoro che, così come avvenne per la deliberazione CNIPA 11/2004, permetterà di recepire suggerimenti alla comunità  degli interessati e professionisti della materia.

Ci aspettiamo che anche il CNIPA continui a seguire la stessa linea e anticipi le Guide tecniche che è chiamato a predisporre dall’art. 11 della proposta.

La proposta di decreto è ancora imperfetta, d’altronde lo scopo della pubblicazione è proprio quello di raccogliere i suggerimenti per il suo miglioramento, comunque l’impianto generale raccoglie molte delle esperienze fatte nei quattro anni in cui le regole precedenti sono state in vigore.

Innanzitutto inquadra il procedimento di conservazione in un ambito più completo, individuando al suo interno tutto il complesso di azioni che predispongono i documenti e le informazioni che servono a ritrovarlo.

Possiamo dire che siamo di fronte ad una svolta culturale, dalla conservazione dei documenti alla conservazione dell’archivio. Infatti viene introdotta l’obbligo di conservare, assieme ai documenti, anche gli strumenti di ricerca, vale a dire dei metadati, titolari, piani di conservazione, manuali e quant’altro occorra per la ricerca dei documenti.

Nella stessa direzione si muove anche la parte che regola l’intervento del pubblico ufficiale che, quando chiamato ad intervenire, attesta la correttezza dell’intero processo e non solo la conformità dei singoli documenti ai rispettivi originali.

Interessante il comma relativo alla distruzione dei documenti analogici originali unici che impone regole solo per questi, permettendo di fatto, la distruzione degli originali non unici, anche prima della fine del processo di conservazione.

Il responsabile della conservazione è più chiaramente individuato, e, nel caso delle Pubbliche Amministrazioni, deve essere necessariamente un soggetto interno, Sono inoltre innalzate a maggior dignità le altre figure coinvolte nel processo di conservazione, che devono essere individuate e documentate.

Infine, per le Pubbliche Amministrazioni, viene finalmente legato il processo di conservazione al Protocollo informatico, riconoscendo la stretta interdipendenza dei due procedimenti.

La proposta di decreto apre interessantissime occasioni per approfondire aspetti stimolanti, nei prossimi giorni ne  approfondirò alcuni su questo sito.