Il boom della gestione documentale

di Alessandro De Pasquale

Il mercato della gestione documentale, nelle stime degli analisti, è destinato ad una crescita a due cifre. Nel corso degli ultimi mesi, ci sono stati una serie di segnali che confermano queste analisi. Molte aziende, approfittando delle possibilità offerte dalla normativa hanno cominciato ad adottare la conservazione sostitutiva, anche attratte dalla prospettiva dei vantaggi derivanti dal risparmio di carta e degli spazi per conservarla. Altre imprese devono adeguarsi all’obbligo della fatturazione elettronica verso le Amministrazioni Pubbliche e quindi si stanno attrezzando per gestire i documenti elettronici. L’Osservatorio del Politecnico di Milano sulla fatturazione elettronica ha rilevato che il ritorno degli investimenti per passare alla fattura elettronica, è di un solo anno, un tempo straordinariamente breve nel settore informatico, dove i tempi medi sono valutati in un periodo di quattro o cinque anni. Le imprese che hanno già imboccato la strada della gestione dei documenti elettronici, hanno avuto una gradita sorpresa, oltre a risparmiare, gli spazi per i materiali e gli spazi dedicati agli archivi cartacei, i processi aziendali sono diventati più efficienti ed è stato possibile migliorarne il controllo e la trasparenza. La voce si è sparsa e sempre più organizzazioni stanno rompendo gli indugi, A tutto questo si è aggiunto la presa di coscienza di sindaci, revisori e uffici legali che, incalzati dagli adempimenti relativi alla legge 231 ed all’istituzione del dirigente preposto alla redazione della documentazione, hanno colto, nella gestione elettronica dei documenti una formidabile occasione per soddisfare gli obblighi di legge e nel contempo migliorare i processi interni all’impresa. L’adozione di procedure informatizzate anche per la gestione dei documenti permette infatti di ridurre drasticamente il tempo di evasione delle pratiche amministrative, parallelizzando i processi finora seriali, abbattendo i tempi di trasmissione da una scrivania all’altra, azzerando i tempi di ricerca dei documenti collegati. Tutto questo tenendo traccia di tutte le operazioni svolte sui documenti, organizzando percorsi flessibili alle pratiche ottimizzando i compiti e permettendo di lavorare da postazioni mobili. La rivoluzione, predicata da anni da inguaribili visionari, si sta finalmente avverando con una diffusione esponenziale, tanto è vero che le previsioni degli esperti prevedono che i maggiori investimenti ICT per i prossimi anni, saranno, insieme agli ERP, proprio per i sistemi documentali. Il rovescio della medaglia è che i professionisti esperti del settore, che possono vantare una solida esperienza, sono purtroppo pochi, il rischio che si corre è che aziende senza esperienza specifica, aggrediscano il mercato facendo pratica sulla pelle degli utenti. Le software house che fino ad ora hanno lavorato esclusivamente sui sistemi gestionali, nei differenti settori, non hanno le competenze specifiche del settore, non sono ancora in grado di capire le dinamiche della gestione dei processi che trattano i documenti. La raccomandazione è, quindi, di affidarsi esclusivamente ad esperti del settore che possano dimostrare una solida esperienza nel settore, che siano formate da professionisti esperti ed affidabili e dotate di competenze intersettoriali per coprire gli aspetti tecnici, organizzativi e legali della materia.