Scadenza conservazione sostitutiva

di Alessandro De Pasquale

Il 30 settembre scade il termine per la conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini fiscali e tributari, ad esclusione delle fatture. I documenti  che hanno cadenza di conservazione almeno annuale come previsto dall'art. 3  comma 2 del D.M 23 gennaio 2004 come i libri e i registri contabili dovrebbero essere resi immodificabili entro tale data.

La circolare 36/E del 2006 espone il parere dell'Agenzia delle Entrate in merito a questo argomento  richiamando il Decreto Legge del 10/06/1994 n. 357 art 7 comma 4 ter così come modificato dalla Legge del 21/11/2000 n. 342  art. 3. Secondo l'Agenzia occorreva stampare o sottoporre al processo di conservazione i libri e i registri entro il termine previsto per la dichiarazioni annuali.

Successivamente la Legge del 24/12/2007 n. 244  art. 1  (Finanziaria 2008) ha modificato il citato comma 4-ter del Decreto Legge 354/2007 che, nella nuova formulazione recita:

"A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici e' considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all'esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative  dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza".

Quindi alcuni autori hanno dedotto che la conservazione possa avvenire entro tre mesi dalla dichiarazione annuale.

Ritengo che sia però opportuno che la conservazione avvenga comunque entro il termine previsto per le dichiarazioni  o almeno entro il mese successivo. Questo perché la data ultima per la comunicazione dell'impronta, della firma elettronica e della marca temporale all'Agenzia fiscale, previsto dall'articolo 5 del D.M. del 23 gennaio 2004 (che peraltro è ancora sospeso in attesa del provvedimento del direttore delle Agenzia delle Entrate) resta fissato al mese successivo alla scadenza della presentazione delle dichiarazioni.. Quindi comunque la conservazione dovrebbe avvenire prima del termine previsto per la comunicazione anzidetta, ma considerando la sospensione dell'adempimento, almeno per quest'anno ancora, si potrà non tener conto del  limite imposto dalla comunicazione che un'interpretazione prudenziale suggerisce e dunque di procedere alla conservazione comunque prima del termine previsto per la comunicazione, cioè entro un mese dalla dichiarazione.

Nel caso si voglia essere ancora più cautelativi allora , prendendo alla lettera la circolare 36/E 2006, il termine sarà ancora più ravvicinato essendo, quest'anno, previsto per il 30 settembre.

L'Agenzia delle Entrate ci ripensa?

di Alessandro De Pasquale

La risoluzione 354/E dell'otto agosto 2008da parte dell'Agenzia delle Entrate, in risposta ad un interpello,  lascia sperare che finalmente ci sia stato un ripensamento rispetto ad una precedente interpretazione riguardo la modalità di conservazione dei documenti formati con mezzi elettronici.

Infatti, su queste stesse pagine, ho avuto modo di esprimere le mie perplessità riguardo alla fantasiosa interpretazione del D.M. del 23 gennaio 2004 e della deliberazione CNIPA 11/2004 per cui un documento elettronico, come ad esempio uno spool di stampa o il PDF prodotto da un elaboratore elettronico, fosse da considerarsi un documento analogico e che quindi dovesse essere stampato e poi acquisito con uno scanner per assicurare la perfetta conformità all'originale prima della sua conservazione.

La nuova risoluzione ribalta l'interpretazione precedente e considera e riferendosi  alle dichiarazioni dei redditi prodotte tramite elaboratori elettronici, recita: "Inoltre, attesa la natura di documento informatico della copia della dichiarazione creata su supporti informatici, l'obbligo di conservazione può essere assolto nel rispetto della modalità previste dall'articolo 3 del D.M. 23 gennaio 2004".

Quindi, in base a questa nuova interpretazione il documento, pur non essendo munito di riferimento temporale e di firma elettronica qualificata è da considerare un documento informatico. Nella risoluzione  14/E del 21 gennaio 2008 si affermava:

"...si ritiene che nella conservazione sostitutiva dei documenti analogici non si possa prescindere dalla fase di acquisizione dell'immagine del supporto cartaceo, al fine di garantire che le fatture scambiate tra le parti siano perfettamente identiche ai documenti conservati" e per documenti analogici: "ai fini fiscali, il documento da cui trae origine lo spool non può che essere un documento analogico, ossia formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui".

Quindi, per legge, un file elettronico, formato da grandezze discrete, vale i singoli bit, diviene un file analogico come ad esempio una registrazione audio. È chiaramente un assurdità cui finalmente  si sta dando rimedio.

Nello specifico. la risoluzione 354/E del 8 agosto 2008 risponde all'interpello fatto di un'associazione di commercialisti e avvocati che chiede se possano applicarsi, nel loro caso, le norme sulla conservazione sostitutiva che già, in risposta ad un precedente interpello, erano state giudicate ammissibili, per i Centri di Assistenza Fiscale (CAF) relativamente alle dichiarazioni dei redditi e alle altre comunicazioni fiscali  che gli intermediari trasmettono all'Amministrazione finanziaria.

Vorrei ricordare che gli intermediari devono conservare copia delle dichiarazioni  trasmesse per il periodo previsto dall'articolo 43 del D.P.R. 600/73 (fino al 31 dicembre del quarto anno successivo alla data di scadenza della dichiarazione).

In sostanza l'interpellante chiedeva di poter conservare in forma sostitutiva le copie delle dichiarazioni trasmesse, ed in particolare chiedeva se queste potevano essere non riprodurre la sottoscrizione del dichiarante, evidentemente per evitare di dover stampare, firmare e sottoporre processo di scansione la copia.

Nel rispondere, l'Agenzia, afferma che la copia del documento per il solo fatto di essere stata creata su supporti informatici  è da ritenersi, ai fini della conservazione  un documento informatico.

Possiamo quindi affermare che, per analogia, anche le fatture create su supporto informatico devono ritenersi documenti informatici e che non devono essere necessariamente stampate prima della loro conservazione. Questo a prescindere dalla presenza del riferimento temporale e della firma qualificata che caratterizza le fatture elettroniche come previsto dal D.Lgs. 52/2004.

La nuova interpretazione, consentendo di evitare la stampa e la successiva scansione, finalmente da un senso di semplificazione alle procedure cui devono sottostare i cittadini per ottemperare agli obblighi fiscali.