Conservazione sostitutiva per le assicurazioni

di Alessandro De Pasquale

Anche le assicurazioni potranno tenere i loro documenti in formato elettronico, infatti il nuovo Regolamento n. 27 dell’ISVAP, del 14 ottobre scorso ha introdotto, nel campo della tenuta dei documenti quattro importanti novità che possiamo riassumere brevemente

• Possibilità di tenuta dei libri e registri obbligatori delle assicurazioni in modalità informatica.
• Possibilità di conservazione sostitutiva dei documenti cartacei.
• Obbligo di attribuzione di una data certa di ricevimento dei documenti.
• Obbligo di disporre le registrazioni dei registri anche su basi di dati.

Il nuovo regolamento entra in vigore il 1° luglio 2009 e permette di rivoluzionare la formazione e la tenuta della documentazione che fino ad ora si doveva gestire in forma esclusivamente cartacea.

Tenuta dei libri e registri in modalità informatica

I libri e i registri possono essere formati e tenuti sotto forma di documento informatico,  nel rispetto del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale).

Le annotazioni nei registri devono essere fatte entro 60 giorni mentre la conservazione deve essere effettuata alla scadenza di ogni trimestre. I libri ed i registri devono essere costituiti come documenti informatici e quindi devono essere muniti di riferimento temporale e di firma elettronica qualificata prima di essere sottoposti al procedimento di conservazione secondo le regole della deliberazione CNIPA 11/2004 e del decreto del Ministro dell’economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 che stabiliscono le regole tecniche per la conservazione e le disposizioni per l’assolvimento dell’imposta di bollo per i documenti informatici.

I registri devono essere conservati per almeno 10 anni ai sensi dell’articolo 2220 del codice civile e per 20 anni quelli relativi ai contratti emessi per le assicurazioni sulla vita.

Conservazione sostitutiva dei documenti cartacei

Le imprese di assicurazione possono effettuare la conservazione sostitutiva dei documenti relativi a:

• proposte di assicurazione,
• contratti di assicurazione,
• trattati,
• certificati medici,
• fascicoli di sinistro,
• comunicazioni delle imprese delegatarie,
• comunicazioni delle imprese cedenti e delle imprese gestionarie,
• la documentazione di supporto per le annotazioni nei registri assicurativi.

Per questi documenti, come per i libri e registri tenuti in forma cartacea, la conservazione sostitutiva deve avvenire secondo le modalità previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dalla deliberazione CNIPA 11/2004. Per tutti i documenti tranne i libri ed i registri, si devono seguire le regole imposte per i documenti originali unici e quindi è richiesto l’intervento del notaio per la loro conservazione.

Data certa di ricevimento dei documenti

Il comma 4 dell’articolo 8 del regolamento prevede che le imprese adottino procedure idonee a documentare in modo certo la data di pervenimento presso l’impresa o altro soggetto legittimato a riceverli dei documenti rilevanti ai fini della tenuta dei registri assicurativi.

Poiché il riferimento temporale della procedura di conservazione sostitutiva attesta solo la data di conservazione del documento e non quella di ricezione, le imprese dovranno dotarsi di un efficace sistema di protocollo per attestare la data di ricevimento, riportando sul documento stesso gli estremi del protocollo.

I documenti devono essere conservati per dieci anni come previsto dall’articolo 2220, comma 1, del codice civile tranne:

a)     gli originali dei contratti di assicurazione emessi e sottoscritti dal contraente e la documentazione connessa, per cinque anni dalla data in cui il contratto ha cessato di avere effetto;

b)    i fascicoli di sinistro dei rami danni, per cinque anni dalla data della eliminazione senza pagamento di indennizzo o del pagamento di tutti gli importi dovuti a titolo di risarcimento e di spese dirette..

Basi di dati contenenti i dati dei registri

L’articolo 5 comma 6 del regolamento prevede che le imprese rendano disponibili le informazioni contenute nei registri assicurativi in basi di dati che consentano l’estrazione e l’elaborazione elettronica delle informazioni relative anche a più registri.

Le basi di dati devono essere conservate per 10 o 20 anni, a seconda del tipo di registro.

Appare evidente che la tenuta informatica dei libri e registri, a differenza della conservazione sostitutiva che memorizza le immagini dei documenti e non i dati, sia la procedura che permetta di ottenere i maggiori vantaggi. Infatti, durante la preparazione dei documenti informatici, la stessa procedura può provvedere a popolare la banca dati richiesta dal regolamento.

L’obbligo introduce un problema di gestione di queste basi dati e relativo alla manutenzione nel tempo. Le imprese assicurative dovranno attrezzarsi per gestire nel tempo la leggibilità di queste basi dati, che dovranno essere mantenute anche per 20 anni, tempo che nell’informatica costituisce un’era geologica, dovrà quindi prevedersi una funzione accessoria a quella della conservazione sostitutiva che già ora prevede la periodica revisione della leggibilità dei documenti conservati con la previsione di riversamenti sostitutivi o diretti per prevenire l’obsolescenza tecnologica e l’usura dei supporti di memorizzazione, analogamente dovrà essere prevista una revisione delle basi dati per garantirne la consultabilità nel tempo.