Firma trimestrale del libro giornale

di Alessandro De Pasquale

 

Nella legge di conversione del decreto anticrisi è stato inserito un articolo che aggiunge al codice civile una disposizione che, nelle intenzioni dell'estensore, doveva servire a semplificare e a incoraggiare il formato informatico per i libri e scritture obbligatori per le imprese.

Il provvedimento stabilisce che libri e registri tenuti in tale forma, sono pienamente validi ai fini legali e che per assolvere agli obblighi di numerazione e vidimazione, l'imprenditore deve apporre firma e marca temporale ogni tre mesi al documento.

La validità della forma informatica di questi documenti era però stata già affermata da tempo, tra l'altro dal Codice dell'amministrazione digitale.

Per quanto riguarda gli obblighi di vidimazione e numerazione c'è da dire che la vidimazione obbligatoria del libro giornale e di quello degli inventari, è stata abolita con  al Legge 383 del 2001. Quindi per tali  libri  la vidimazione non è obbligatoria, mentre la numerazione può essere assolta in fase di "stampa" poiché la numerazione delle pagine non ha senso per i documenti informatici, ma comunque può essere “simulata” numerando le immagini delle pagine prodotte.

Il secondo comma dell'art. 2215 c.c. recita: "Il libro giornale e il libro degli inventari devono essere numerati progressivamente e non sono soggetti a bollatura né a vidimazione."

Il nuovo articolo del codice civile, in caso di interpretazione rigida, ripristinerebbe l'obbligo di vidimazione vanificando il lodevole intento semplificatorio e incentivante per l'evoluzione del documento informatico che, secondo me, animava il legislatore.

 

L'obbligo della firma trimestrale,  per il libro degli inventari, non è un problema perché già in precedenza  doveva essere firmato dall'imprenditore entro tre mesi dall'approvazione e comunque viene redatto  annualmente solo a chiusura dell'esercizio.

Sarebbe da chiarire se la firma dell'imprenditore, a questo punto, debba essere doppia, una quella già prevista in precedenza e una nuova aggiunta dall'articolo 2215 bis. Ritengo che la classica massima latina melius abundare quam deficere sia quanto mai appropriata per questo caso e quindi mettere le due firme in ogni caso, male non fa.

Rimane invece chiarissimo il vantaggio che il provvedimento arreca nel caso dei libri come il libro delle assemblee, del CDA, dei revisori ecc. Questi documenti, infatti, non potevano essere prodotti in forma elettronica perché, a causa della vidimazione obbligatoria, necessitavano di essere stampati e poi acquisiti con scanner, inoltre, essendo originali unici, in passato avrebbero richiesto, per la loro conservazione in forma elettronica, l’intervento del notaio.

Ritornando al problema del libro giornale, il D.L. n. 357 del 1994, convertito con modificazioni dalla legge n. 489 del 1994, considera regolare, a tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile anche in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale non siano scaduti i termini per la presentazione delle relative dichiarazioni annuali allorquando, anche in sede di controlli ed ispezioni, gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza.

Poiché questa disposizione non è stata abrogata, è da ritenersi tuttora valida e quindi il libro giornale potrebbe non essere stampato fino alla presentazione della dichiarazione dei redditi, anzi tre mesi dopo.

Quindi, attualmente ci sono 60 giorni per l'annotazione sul libro giornale ma il giornale risulta valido anche in assenza di stampa purché le registrazioni siano predisposte sul sistema informativo e che la stampa (o la conservazione) possa essere effettuata immediatamente.

 

Ritengo che il provvedimento possa quindi essere interpretato nel senso che la tenuta del libro giornale possa continuare ad essere quella finora tenuta, senza firme trimestrali se, non viene richiesta la vidimazione, che è opzionale, qualora l'imprenditore decida di voler approfittare delle possibilità offerte dalla vidimazione che, come già indicato, è opzionale, allora potrà decidere di apporre le firme trimestrali sui libri giornali.