Tenuta elettronica dei libri sociali

di Alessandro De Pasquale

Sulla stampa specializzata si continua a parlare della firma elettronica e marcatura temporale trimestrale dei  libri sociali.

Gli articoli hanno, giustamente, causato un po' di agitazione tra le imprese che già da tempo procedono alla tenuta dei libro giornale come documento informatico, ma penso che un po' di chiarezza sia necessaria per fugare qualche dubbio sarebbe quindi opportuno che un pronunciamento ufficiale sia emesso al più presto anche perché appare poco chiaro se debba essere apposto il riferimento temporale o la marca temporale, infatti il legislatore usa il termine marcatura temporale che non è chiaramente definito. A questo proposito si veda l’articolo degli avvocati Lisi e Zingarelli pubblicato sul sito dell’ANORC.

L'articolo 8 della legge 383 del 18 ottobre 2001, legge che era titolata "Primi provvedimenti per il rilancio dell'economia", aboliva l'obbligo della vidimazione per i il libro giornale, il libro degli inventari e i registri IVA. Oggi, il decreto anticrisi permette, anche per i restanti libri sociali, come quelli dei verbali del CDA, dei sindaci, dei soci ecc., di essere tenuti in elettronico garantendo il loro valore probatorio valore che, per la tenuta in forma cartacea, era assicurato dalla vidimazione preventiva dei libri anzidetti.

Gli imprenditori che hanno necessità di vidimare i loro libri perché obbligati da normativa di settore o per particolari esigenze probatorie, possono approfittare di questa nuova possibilità aggiuntiva prevista nel decreto anticrisi.

Poiché il decreto ha la finalità di ridurre i costi amministrativi delle imprese e si inserisce in un più ampio di semplificazione, ne consegue che il provvedimento non intende imporre nuovi adempimenti alle imprese che si avvalgono della tenuta elettronica del libro giornale ma intende estendere la modalità di tenuta elettronica  anche agli altri libri dove, a causa dell'obbligo di vidimazione, questa possibilità era preclusa.

In pratica le modalità di tenuta e conservazione del libro giornale diventano cinque:

1. Scritture contabili tenute e conservate su supporto cartaceo senza vidimazione  iniziale.
2. Scritture contabili tenute e conservate su supporto cartaceo previa loro vidimazione iniziale.
3. Scritture contabili tenute su supporto cartaceo  e conservate in formato digitale adottando la conservazione sostitutiva.
4. Scritture contabili tenute e conservate in formato digitale  dotando il documento di riferimento temporale e firma elettronica qualificata e sottoponendolo  alla conservazione prevista per i documenti informatici.
5. Scritture contabili tenute e conservate in formato digitale adottando la conservazione prevista per i documenti informatici avente un valore probatorio pari a quelle tenute e conservate su supporto cartaceo con vidimazione iniziale.

Le imprese che erano obbligate a vidimare il libro giornale per disposizioni settoriali, o quelle che avevano l'esigenza si produrre estratti del libro giornale per esigenze probatorie, in passato avevano dovuto rinunciare alla tenuta e conservazione del libro giornale in formato elettronico. Ora, finalmente anche loro hanno la possibilità di approfittare dei vantaggi che derivano dal formato elettronico.

Nell'articolo  Nuove modalità di tenuta e conservazione del libro giornale che troverete presto in questa rubrica, c'è una analisi più approfondita sull'argomento.