Estesa la durata delle marche temporali

di Alessandro De Pasquale 

Durante la recente edizione di OMAT che si è tenuta nei giorni scorsi, il ricco programma di convegni ha affrontato vari temi riguardanti i documenti informatici. Molte le novità diffuse, fra queste l'annuncio della firma del nuovo decreto recante "Regole tecniche in materia di generazione, apposizione, verifica delle firme digitali e validazione temporale".

Da una bozza in mio possesso, la novità principale è il fatto che la marca temporale avrà la durata di venti anni.

La novità è decisamente interessante perché libera dall'obbligo di rinnovare periodicamente le marche temporali. Adesso, infatti, la durata è di soli cinque anni. Coloro che hanno iniziato a conservare i propri documenti aziendali in modalità sostitutiva immediatamente appena dopo l'entrata in vigore del decreto del 23 gennaio 2004 che, in pratica, ha permesso la conservazione sostitutiva, dovrebbero aver rinnovato le marche temporali apposte alla fine del processo di conservazione per evitare la loro scadenza.

Dopo la scadenza, le marche temporali non hanno più potere probatorio per attestare il momento della conservazione e la validità della firma elettronica del responsabile della conservazione apposta.

La durata della validità che fino ad ora era così poco estesa era una grave limitazione perché un'inadempienza in tal senso avrebbe messo in dubbio la validità di tutti i documenti aziendali conservati.

Con il nuovo provvedimento che, se confermato, estende a venti anni la durata delle marche temporali, il periodo di conservazione decennale previsto per la documentazione, sarebbe ampiamente coperto e non si dovrà procedere a rinnovi per l'intero periodo di conservazione dei documenti richiesto dalle norme civilistiche e fiscali.

Anche questo passo si colloca nel percorso di semplificazione teso a favorire sempre più l'utilizzo dei documenti informatici nelle aziende.