Conservazione dagli spool

 di Alessandro De Pasquale

L'Agenzia delle Entrate ha, finalmente, ammesso la possibilità di procedere alla conservazione dei documenti analogici senza obbligare alla stampa ed alla successiva scansione.

L'Agenzia, ha dunque completamente sposato la tesi che proponevo da questa rubrica.

La risoluzione 158/E pubblicata il 15 giugno ed emessa il 5 giugno scorso, in risposta alla richiesta di consulenza giuridica di Assinform, afferma che la conservazione sostitutiva di documenti, creati con strumenti elettronici ma non aventi le caratteristiche di documenti informatici rilevanti ai fini fiscali e tributari, "si potrà procedere all'acquisizione della relativa immagine  tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l'immagine acquisita rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento."

Le indicazioni fornite dall'Agenzia riprendono anche quelle emesse in passato che ammettevano la possibilità che le copie, conservate da chi emette il documento e da chi lo riceve, differissero tra loro purché fosse identico il contenuto,

Nelle risoluzioni 161/E del 2007 e 14/E del 2008, si affermava che si dovesse procedere alla stampa dei documenti, alla loro scansione, alla conservazione e quindi alla distruzione delle copie cartacee, perché il documento non esisterebbe fino alla sua "materializzazione" su supporto fisico. L'unico supporto fisico ammesso fino ad allora era la carta ora, si ammette anche un supporto fisico diverso che infatti "dovrà  essere conservato, ed a richiesta degli organi accertatori esibito, fino al completamento del processo di conservazione sostitutiva."

È un notevole passo avanti, ma siamo ancora lontani dal mondo reale dell'informatica dove tutto è virtualizzato, nell'era del cloud computing e di internet 2.0, di SOA e di SaaS pensare ancora ai supporti fisici è anacronistico.

Sarebbe opportuno lasciare che, degli aspetti tecnici, se ne occupi qualcuno a tempo pieno e non degli specialisti in altri settori che nulla hanno a che vedere con il mondo informatico, lasciando, agli specialisti fiscali e legali la formulazione dei requisiti richiesti mentre gli specialisti informatici forniranno la soluzione tecnica. Una divisione dei compiti che al giorno d'oggi è sempre più pressante. Nel mondo dell'informatica, per stare al passo, occorre specializzarsi all'interno della specializzazione, la gestione informatica dei documenti è un settore superspecialistico e non è la stessa cosa della gestione dei documenti informatici che è una superspecializzazione affine. Lasciamo che ognuno faccia il suo mestiere, si eviterà di essere sempre un passo indietro rispetto alla tecnologia.