Tenuta libri sociali in modalità informatica: risolto il problema dell'art. 2215-bis del Codice Civile

di Alessandro De Pasquale

La conversione in legge del cosiddetto decreto anticrisi emanato alla fine dell’anno scorso aveva introdotto l’articolo 2215-bis del codice civile che, nelle intenzioni del legislatore, avrebbe semplificato la tenuta dei libri sociali in modalità informatica. Purtroppo il provvedimento si è rivelato, invece, un ostacolo per le imprese che intendevano adottare la tenuta informatica dei libri. Il disegno di legge, approvato dal Consiglio dei Ministri del 12 novembre scorso, corregge tale errore.

La vecchia formulazione dell’articolo 2215-bis prevedeva che, per adempiere agli obblighi di numerazione e vidimazione dei libri sociali, l’imprenditore o un suo delegato apponesse la propria firma digitale e la marca temporale ogni tre mesi al libro stesso. L’adempimento avrebbe costretto le imprese a dover “chiudere” la contabilità ogni tre mesi e non avrebbe consentito alcun tipo di ritardo o di correzione che invece sono nella prassi della maggior parte delle aziende. Inoltre non era per niente chiaro in che modo si sarebbero dovute apporre firme e marche temporale. Ad esempio se si dovesse dividere il libro in trimestri e trattarli separatamente o se si dovesse firmare ogni volta l’intero blocco  del trimestre attuale e dei trimestri precedenti, tale operazione non è per nulla semplice dal punto di vista tecnico, con ulteriori complicazioni dovute alla conservazione sostitutiva che si sarebbe dovuta fare su un libro “aperto”.

Molte imprese avevano scelto di tenere i libri in forma analogica e di procedere alla loro conservazione sostitutiva prevista per tali documenti, rinunciando quindi ai benefici del pagamento dei bolli per i documenti informatici.

Il nuovo DDL elimina tali difficoltà e, permette alle imprese di approfittare della possibilità di avere libri con la stessa efficacia di quelli vidimati, operazione cui molte aziende oramai non facevano più a causa degli alti costi di questa operazione.

Il nuovo provvedimento, all’articolo 1 modifica l’articolo 2215-bis nel senso che la firma dell’imprenditore, o del suo delegato, deve essere apposta una volta all’anno e, nel caso che i libri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura fiscale, la firma e la marca devono essere apposte nei termini previsti da tali norme.

In pratica le scritture richieste dalle norma fiscali possono essere “chiuse” entro tre mesi dal termine della presentazione delle dichiarazioni fiscali, quindi nel caso di anno fiscale coincidente con l’anno solare entro il 31 dicembre dell’anno successivo a quello cui le registrazioni si riferiscono.