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di Alessandro De Pasquale
L'Agenzia delle Entrate ha, finalmente, ammesso la possibilità di procedere alla conservazione dei documenti analogici senza obbligare alla stampa ed alla successiva scansione.
L'Agenzia, ha dunque completamente sposato la tesi che proponevo da questa rubrica.
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di Alessandro De Pasquale
Un'occasione per incontrarsi e per aggiornarsi sulle novità che negli ultimi mesi hanno interessato la conservazione digitale dei documenti e il documento informatico in genere.
Il decreto anticrisi è il provvedimento che ha introdotto il maggior numero di innovazioni. Molte di queste hanno le potenzialità per un effetto dirompente nel modo di lavorare futuro dei cittadini, delle Amministrazioni Pubbliche, delle imprese e dei professionisti.
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di Alessandro De Pasquale
È stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 6 aprile scorso un decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze che sposta i termini per il deposito dell'impronta, della firma e della marca temporale degli archivi elettronici contenenti i documenti fiscali.
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di Alessandro De Pasquale
È stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 6 aprile scorso un decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze che sposta i termini per il deposito dell'impronta, della firma e della marca temporale degli archivi elettronici contenenti i documenti fiscali.
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di Alessandro De Pasquale
Nella legge di conversione del decreto anticrisi è stato inserito un articolo che aggiunge al codice civile una disposizione che, nelle intenzioni dell'estensore, doveva servire a semplificare e a incoraggiare il formato informatico per i libri e scritture obbligatori per le imprese.
Il provvedimento stabilisce che libri e registri tenuti in tale forma, sono pienamente validi ai fini legali e che per assolvere agli obblighi di numerazione e vidimazione, l'imprenditore deve apporre firma e marca temporale ogni tre mesi al documento.
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di Alessandro De Pasquale
Anche le assicurazioni potranno tenere i loro documenti in formato elettronico, infatti il nuovo Regolamento n. 27 dell’ISVAP, del 14 ottobre scorso ha introdotto, nel campo della tenuta dei documenti quattro importanti novità che possiamo riassumere brevemente
Il nuovo regolamento entra in vigore il 1° luglio 2009 e permette di rivoluzionare la formazione e la tenuta della documentazione che fino ad ora si doveva gestire in forma esclusivamente cartacea.
I libri e i registri possono essere formati e tenuti sotto forma di documento informatico, nel rispetto del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale).
Le annotazioni nei registri devono essere fatte entro 60 giorni mentre la conservazione deve essere effettuata alla scadenza di ogni trimestre. I libri ed i registri devono essere costituiti come documenti informatici e quindi devono essere muniti di riferimento temporale e di firma elettronica qualificata prima di essere sottoposti al procedimento di conservazione secondo le regole della deliberazione CNIPA 11/2004 e del decreto del Ministro dell’economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 che stabiliscono le regole tecniche per la conservazione e le disposizioni per l’assolvimento dell’imposta di bollo per i documenti informatici.
I registri devono essere conservati per almeno 10 anni ai sensi dell’articolo 2220 del codice civile e per 20 anni quelli relativi ai contratti emessi per le assicurazioni sulla vita.
Le imprese di assicurazione possono effettuare la conservazione sostitutiva dei documenti relativi a:
Per questi documenti, come per i libri e registri tenuti in forma cartacea, la conservazione sostitutiva deve avvenire secondo le modalità previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dalla deliberazione CNIPA 11/2004. Per tutti i documenti tranne i libri ed i registri, si devono seguire le regole imposte per i documenti originali unici e quindi è richiesto l’intervento del notaio per la loro conservazione.
Il comma 4 dell’articolo 8 del regolamento prevede che le imprese adottino procedure idonee a documentare in modo certo la data di pervenimento presso l’impresa o altro soggetto legittimato a riceverli dei documenti rilevanti ai fini della tenuta dei registri assicurativi.
Poiché il riferimento temporale della procedura di conservazione sostitutiva attesta solo la data di conservazione del documento e non quella di ricezione, le imprese dovranno dotarsi di un efficace sistema di protocollo per attestare la data di ricevimento, riportando sul documento stesso gli estremi del protocollo.
I documenti devono essere conservati per dieci anni come previsto dall’articolo 2220, comma 1, del codice civile tranne:
a) gli originali dei contratti di assicurazione emessi e sottoscritti dal contraente e la documentazione connessa, per cinque anni dalla data in cui il contratto ha cessato di avere effetto;
b) i fascicoli di sinistro dei rami danni, per cinque anni dalla data della eliminazione senza pagamento di indennizzo o del pagamento di tutti gli importi dovuti a titolo di risarcimento e di spese dirette..
L’articolo 5 comma 6 del regolamento prevede che le imprese rendano disponibili le informazioni contenute nei registri assicurativi in basi di dati che consentano l’estrazione e l’elaborazione elettronica delle informazioni relative anche a più registri.
Le basi di dati devono essere conservate per 10 o 20 anni, a seconda del tipo di registro.
Appare evidente che la tenuta informatica dei libri e registri, a differenza della conservazione sostitutiva che memorizza le immagini dei documenti e non i dati, sia la procedura che permetta di ottenere i maggiori vantaggi. Infatti, durante la preparazione dei documenti informatici, la stessa procedura può provvedere a popolare la banca dati richiesta dal regolamento.
L’obbligo introduce un problema di gestione di queste basi dati e relativo alla manutenzione nel tempo. Le imprese assicurative dovranno attrezzarsi per gestire nel tempo la leggibilità di queste basi dati, che dovranno essere mantenute anche per 20 anni, tempo che nell’informatica costituisce un’era geologica, dovrà quindi prevedersi una funzione accessoria a quella della conservazione sostitutiva che già ora prevede la periodica revisione della leggibilità dei documenti conservati con la previsione di riversamenti sostitutivi o diretti per prevenire l’obsolescenza tecnologica e l’usura dei supporti di memorizzazione, analogamente dovrà essere prevista una revisione delle basi dati per garantirne la consultabilità nel tempo.
di Alessandro De Pasquale
Il 30 settembre scade il termine per la conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini fiscali e tributari, ad esclusione delle fatture. I documenti che hanno cadenza di conservazione almeno annuale come previsto dall'art. 3 comma 2 del D.M 23 gennaio 2004 come i libri e i registri contabili dovrebbero essere resi immodificabili entro tale data.
La circolare 36/E del 2006 espone il parere dell'Agenzia delle Entrate in merito a questo argomento richiamando il Decreto Legge del 10/06/1994 n. 357 art 7 comma 4 ter così come modificato dalla Legge del 21/11/2000 n. 342 art. 3. Secondo l'Agenzia occorreva stampare o sottoporre al processo di conservazione i libri e i registri entro il termine previsto per la dichiarazioni annuali.
Successivamente la Legge del 24/12/2007 n. 244 art. 1 (Finanziaria 2008) ha modificato il citato comma 4-ter del Decreto Legge 354/2007 che, nella nuova formulazione recita:
"A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici e' considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all'esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza".
Quindi alcuni autori hanno dedotto che la conservazione possa avvenire entro tre mesi dalla dichiarazione annuale.
Ritengo che sia però opportuno che la conservazione avvenga comunque entro il termine previsto per le dichiarazioni o almeno entro il mese successivo. Questo perché la data ultima per la comunicazione dell'impronta, della firma elettronica e della marca temporale all'Agenzia fiscale, previsto dall'articolo 5 del D.M. del 23 gennaio 2004 (che peraltro è ancora sospeso in attesa del provvedimento del direttore delle Agenzia delle Entrate) resta fissato al mese successivo alla scadenza della presentazione delle dichiarazioni.. Quindi comunque la conservazione dovrebbe avvenire prima del termine previsto per la comunicazione anzidetta, ma considerando la sospensione dell'adempimento, almeno per quest'anno ancora, si potrà non tener conto del limite imposto dalla comunicazione che un'interpretazione prudenziale suggerisce e dunque di procedere alla conservazione comunque prima del termine previsto per la comunicazione, cioè entro un mese dalla dichiarazione.
Nel caso si voglia essere ancora più cautelativi allora , prendendo alla lettera la circolare 36/E 2006, il termine sarà ancora più ravvicinato essendo, quest'anno, previsto per il 30 settembre.
di Alessandro De Pasquale
La risoluzione 354/E dell'otto agosto 2008da parte dell'Agenzia delle Entrate, in risposta ad un interpello, lascia sperare che finalmente ci sia stato un ripensamento rispetto ad una precedente interpretazione riguardo la modalità di conservazione dei documenti formati con mezzi elettronici.
Infatti, su queste stesse pagine, ho avuto modo di esprimere le mie perplessità riguardo alla fantasiosa interpretazione del D.M. del 23 gennaio 2004 e della deliberazione CNIPA 11/2004 per cui un documento elettronico, come ad esempio uno spool di stampa o il PDF prodotto da un elaboratore elettronico, fosse da considerarsi un documento analogico e che quindi dovesse essere stampato e poi acquisito con uno scanner per assicurare la perfetta conformità all'originale prima della sua conservazione.
La nuova risoluzione ribalta l'interpretazione precedente e considera e riferendosi alle dichiarazioni dei redditi prodotte tramite elaboratori elettronici, recita: "Inoltre, attesa la natura di documento informatico della copia della dichiarazione creata su supporti informatici, l'obbligo di conservazione può essere assolto nel rispetto della modalità previste dall'articolo 3 del D.M. 23 gennaio 2004".
Quindi, in base a questa nuova interpretazione il documento, pur non essendo munito di riferimento temporale e di firma elettronica qualificata è da considerare un documento informatico. Nella risoluzione 14/E del 21 gennaio 2008 si affermava:
"...si ritiene che nella conservazione sostitutiva dei documenti analogici non si possa prescindere dalla fase di acquisizione dell'immagine del supporto cartaceo, al fine di garantire che le fatture scambiate tra le parti siano perfettamente identiche ai documenti conservati" e per documenti analogici: "ai fini fiscali, il documento da cui trae origine lo spool non può che essere un documento analogico, ossia formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui".
Quindi, per legge, un file elettronico, formato da grandezze discrete, vale i singoli bit, diviene un file analogico come ad esempio una registrazione audio. È chiaramente un assurdità cui finalmente si sta dando rimedio.
Nello specifico. la risoluzione 354/E del 8 agosto 2008 risponde all'interpello fatto di un'associazione di commercialisti e avvocati che chiede se possano applicarsi, nel loro caso, le norme sulla conservazione sostitutiva che già, in risposta ad un precedente interpello, erano state giudicate ammissibili, per i Centri di Assistenza Fiscale (CAF) relativamente alle dichiarazioni dei redditi e alle altre comunicazioni fiscali che gli intermediari trasmettono all'Amministrazione finanziaria.
Vorrei ricordare che gli intermediari devono conservare copia delle dichiarazioni trasmesse per il periodo previsto dall'articolo 43 del D.P.R. 600/73 (fino al 31 dicembre del quarto anno successivo alla data di scadenza della dichiarazione).
In sostanza l'interpellante chiedeva di poter conservare in forma sostitutiva le copie delle dichiarazioni trasmesse, ed in particolare chiedeva se queste potevano essere non riprodurre la sottoscrizione del dichiarante, evidentemente per evitare di dover stampare, firmare e sottoporre processo di scansione la copia.
Nel rispondere, l'Agenzia, afferma che la copia del documento per il solo fatto di essere stata creata su supporti informatici è da ritenersi, ai fini della conservazione un documento informatico.
Possiamo quindi affermare che, per analogia, anche le fatture create su supporto informatico devono ritenersi documenti informatici e che non devono essere necessariamente stampate prima della loro conservazione. Questo a prescindere dalla presenza del riferimento temporale e della firma qualificata che caratterizza le fatture elettroniche come previsto dal D.Lgs. 52/2004.
La nuova interpretazione, consentendo di evitare la stampa e la successiva scansione, finalmente da un senso di semplificazione alle procedure cui devono sottostare i cittadini per ottemperare agli obblighi fiscali.
di Alessandro De Pasquale
Sul sito internet della Presidenza del Consiglio dei Ministri, la Commissione Interministeriale per la gestione documentale e de materializzazione, ha pubblicato la Proposta di regole tecniche in materia di formazione e conservazione dei documenti informatici.
Il provvedimento andrà a sostituire la deliberazione CNIPA 11 del 19 febbraio 2004 che regola, attualmente la conservazione sostitutiva dei documenti.
Si apprezza, innanzitutto, l’idea di anticipare pubblicamente la bozza di lavoro che, così come avvenne per la deliberazione CNIPA 11/2004, permetterà di recepire suggerimenti alla comunità degli interessati e professionisti della materia.
Ci aspettiamo che anche il CNIPA continui a seguire la stessa linea e anticipi le Guide tecniche che è chiamato a predisporre dall’art. 11 della proposta.
La proposta di decreto è ancora imperfetta, d’altronde lo scopo della pubblicazione è proprio quello di raccogliere i suggerimenti per il suo miglioramento, comunque l’impianto generale raccoglie molte delle esperienze fatte nei quattro anni in cui le regole precedenti sono state in vigore.
Innanzitutto inquadra il procedimento di conservazione in un ambito più completo, individuando al suo interno tutto il complesso di azioni che predispongono i documenti e le informazioni che servono a ritrovarlo.
Possiamo dire che siamo di fronte ad una svolta culturale, dalla conservazione dei documenti alla conservazione dell’archivio. Infatti viene introdotta l’obbligo di conservare, assieme ai documenti, anche gli strumenti di ricerca, vale a dire dei metadati, titolari, piani di conservazione, manuali e quant’altro occorra per la ricerca dei documenti.
Nella stessa direzione si muove anche la parte che regola l’intervento del pubblico ufficiale che, quando chiamato ad intervenire, attesta la correttezza dell’intero processo e non solo la conformità dei singoli documenti ai rispettivi originali.
Interessante il comma relativo alla distruzione dei documenti analogici originali unici che impone regole solo per questi, permettendo di fatto, la distruzione degli originali non unici, anche prima della fine del processo di conservazione.
Il responsabile della conservazione è più chiaramente individuato, e, nel caso delle Pubbliche Amministrazioni, deve essere necessariamente un soggetto interno, Sono inoltre innalzate a maggior dignità le altre figure coinvolte nel processo di conservazione, che devono essere individuate e documentate.
Infine, per le Pubbliche Amministrazioni, viene finalmente legato il processo di conservazione al Protocollo informatico, riconoscendo la stretta interdipendenza dei due procedimenti.
La proposta di decreto apre interessantissime occasioni per approfondire aspetti stimolanti, nei prossimi giorni ne approfondirò alcuni su questo sito.
di Alessandro De Pasquale
L’Agenzia delle entrate, il 21 gennaio, ha diffuso la risoluzione 14/E nella quale afferma che i documenti analogici che si intende conservare secondo le modalità previste dal D.M. del 23 gennaio 2004, devono essere prima stampati su carta.
Secondo una ricerca di Ceris-CNR, in Italia ogni anno sono consumati 1,2 milioni di tonnellate di carta pari a 240 miliardi di pagine che richiedono l'abbattimento di oltre 20 milioni di alberi, e l'emissione di più di 4 milioni di tonnellate di anidride carbonica:
Ceris stima che il risparmio potenziale , grazie alla conservazione sostitutiva, è tra il 13 e il 21% dell'intero consumo di carta in Italia. Prendendo come obiettivo realistico il 20%, cioè un foglio di carta su 5, ciò equivale a salvare una foresta di 12.000 ettari e a eliminare quasi 900mila tonnellate di anidride carbonica, pari alle emissioni di 550mila automobili.
L'archiviazione sostitutiva di un documento su 5 salverebbe 6 milioni di alberi
Secondo l’Agenzia delle entrate, la conservazione dei documenti dovrebbe passare, per l’irragionevole stampa e successiva immediata distruzione delle carta appena questa viene scansionata causando i costi sociali ed economici che abbiamo evidenziato.
Fortunatamente la Corte di Cassazione (sent. 23031 del 2/11/2007) si è espressa a Sezioni Unite in merito alla portata degli atti interni emanati dall’Agenzia delle Entrate. Circolari e Risoluzioni non sarebbero altro che “pura dottrina” incapaci di vincolare i cittadini, i giudici tributari e persino gli uffici: Siamo quindi certi che i giudici tributari, come hanno appena fatto per le cartelle esattoriali prive dell’indicazione del responsabile del procedimento, condanneranno l’Amministrazione.
Ancora una volta, l’interpello che ha originato la risoluzione, è scaturito dalla cattiva abitudine, ormai invalsa, di richiedere al soggetto sbagliato pareri su procedure tecniche che non sono materia di competenza del soggetto stesso.
Ricordiamo che il decreto ministeriale del 23 gennaio 2004 è stato emanato in conseguenza di quanto disposto dall’art. 10 del D.P.R. 445/2000 (ripreso, peraltro, dal Codice dell’amministrazione digitale al comma 5 dell’articolo 22 con l’aggiunta in fondo “, sentito il Ministro delegato per l’innovazione e le tecnologie”) che recita : “Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalità definite con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze.”
Pertanto il decreto, e la successiva prassi, dovrebbe limitarsi agli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e non alle regole tecniche di produzione degli stessi che sono, invece, competenza del Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione e, come previsto dall’art. 16 del Codice dell’amministrazione digitale, della Presidenza del Consiglio dei Ministri.
Un precedente pronunciamento della stessa Amministrazione (circ. 36/E del 6 dicembre 2006), inoltre, ed anche la risoluzione 161/E del 9 luglio 2005, affermano la competenza del CNIPA in merito alle regole tecniche.
Nella circolare 36/E che si riferisce a sua volta alla deliberazione CNIPA si legge:
<< L’articolo 1, comma 1, lettera f) della delibera CNIPA definisce la memorizzazione il “processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici”.
La memorizzazione può avvenire mediante salvataggio dei dati su supporto ottico o su ogni altro idoneo supporto.>>
Non si vede come questa definizione possa essere interpretata come una proibizione alla “trasposizione di documenti analogici” su “supporto ottico o su ogni altro idoneo supporto”.
In una precedente risoluzione , riferendosi alle fatture, l’Amministrazione finanziaria si era già espressa con il comma che segue:
“la fattura si intenderà ricevuta nel momento in cui i dati vengono prelevati dalla zona di memoria a cui sono affluiti, e ad essa verrà assegnata la numerazione in ordine progressivo prescritta dall'art. 25 del D.P.R. n. 633/1972. Detto esemplare sarà formato, pertanto, nel termine massimo di 15 giorni dalla data del ricevimento ed avrà lo stesso contenuto dell'esemplare dell'emittente, potendosene discostare, per esigenze tecniche, nella forma e nelle disposizioni di dati;”
Quindi l’affermazione contenuta nella risoluzione 14/E:
“si ritiene che nella conservazione sostitutiva dei documenti analogici non si possa prescindere dalla fase di acquisizione dell'immagine del supporto cartaceo, al fine di garantire che le fatture scambiate tra le parti siano perfettamente identiche ai documenti conservati.”
è in palese contraddizione con la precedente affermazione, infatti la richiede l’identicità dei soli contenuti, la seconda invece parrebbe richiedere l’identicità anche dell’aspetto tra il documento originale e quello conservato.
Questa identicità di aspetto è, d’altro canto inutile, in quanto la stessa definizione data nel decreto del 23 gennaio 2004:
«documento analogico originale»: documento analogico che può essere unico e non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi;
si riferisce chiaramente al contenuto e non all’aspetto.
La risoluzione, riporta che il D.M. del 23 gennaio 2004 (art. 4) prevede espressamente il transito per la fase di acquisizione dell’immagine del supporto fisico, mentre, come già visto, tale articolo non parla di supporto fisico e la deliberazione CNIPA, cui tale articolo fa riferimento, prevede invece esplicitamente un processo di elaborazione; l’immagine del documento, quindi, può essere acquisita, contrariamente a quanto affermato, anche utilizzando un processo di elaborazione che soddisfi requisiti richiesti cioè di creazione di un’immagine statica del documento.
La risoluzione, riprendendo una affermazione già fatta in precedenza, sostiene che un documento elettronico, nel caso specifico uno spool di stampa, “non possiede, fin dall’origine, i requisiti del documento informatico rilevante ai fini tributari, ossia non è statico e non modificabile e non viene emesso con l'apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata.” e "Dunque, ai fini fiscali, il documento da cui trae origine lo spool non può che essere un documento analogico."
Al sub 4 del punto b) della Risoluzione 161/E/2007 si fa, però, una curiosa affermazione e cioè che “la firma digitale può essere apposta solo sui documenti informatici”, pertanto un documento formato con mezzi elettronici non avendo le necessarie caratteristiche per essere un documento informatico rilevante ai fini tributari è quindi, secondo il ragionamento dell’estensore della risoluzione, un documento analogico poiché “il nostro ordinamento non ammette, infatti, altre tipologie di documenti rilevanti ai fini tributari, né è possibile immaginare, allo stato della legislazione, un documento che abbia natura analogica ma veste informatica” e quindi non potremmo mai rendere informatico un documento analogico.
Questa affermazioni sono, a dir poco contorte, porterebbero alla conclusione che, per l’Amministrazione finanziaria i documenti informatici rilevanti ai fini fiscali debbano nascere già dotati di riferimento temporale e firmati elettronicamente il che è palesemente assurdo.
In un altro punto la risoluzione 14/E afferma che la firma elettronica e la marca temporale non vada apposta sul singolo documento ma solo alla fine del procedimento di conservazione, non si capisce perché non si possa procedere alla conservazione di un documento per volta, concludendo il processo per ogni documento e ripetendolo per ognuno dei successivi.
Quanto finora esposto lascia capire come le evidenti contraddizioni e le incongruenze contenute nei provvedimenti, consentano di dubitare dell’efficacia di tali prescrizioni, in particolare per gli archivi esistenti, formati a partire dagli spool di stampa e senza passare dalla stampa e scansione, visto che il risultato è lo stesso, come si fa a verificare quale processo è stato adottato per la loro realizzazione?
Gli utenti che continueranno a non stampare gli spool di stampa ed memorizzare le immagini per poi procedere alla conservazione senza processo di scansione saranno individuabili? Riteniamo di no.
Cosa dovranno fare le imprese che intendono utilizzare la conservazione sostitutiva per i loro archivi e vogliono comunque adeguarsi alle incredibili pretese contenute nei provvedimenti citati?
La prima soluzione, relativa ai documenti emessi, consiste nel generare fatture elettroniche, come previsto dall’art. 21 del D.P.R. n. 633 del 1972. La legge prevede di poter emettere fatture elettroniche, dotate di riferimento temporale e firma elettronica qualificata ed inviare al cliente, in mancanza di accordo con lo stesso, la copia cartacea.
Quindi tutte le fatture saranno dotate di riferimento temporale e firma elettronica qualificata, come previsto dal citato art. 21, al cliente verrà invece inviata la fattura cartacea, anche con trasmissione telematica. In quest’ultimo caso, il cliente dovrà provvedere alla stampa della fattura.
Per gli altri documenti, come libri e giornali contabili si provvederà a trasformarli in PDF e ad apporre il riferimento temporale e la firma qualificata prima della conservazione. La firma del documento è distinta da quella del responsabile della conservazione.
In alternativa le imprese dovranno provvedere alla stampa ed alla successiva acquisizione tramite scanner dei documenti emessi. Prevediamo quindi una proliferazione dei servizi in outsourcing che si incarichino dell’incombenza.
